Modelo 145 al contratar a un trabajador en Barcelona: datos que conviene revisar

Cuando una empresa incorpora a una persona trabajadora, casi toda la atención se concentra en el contrato, el alta en Seguridad Social y la fecha de inicio. Sin embargo, hay un documento que suele parecer menor y que después afecta a la nómina: el modelo 145 de la Agencia Tributaria. En él, la persona trabajadora comunica al pagador datos personales y familiares relevantes para calcular la retención de IRPF.

En una contratación en Barcelona, el modelo 145 debe encajar con el resto de la carpeta laboral: contrato, alta, convenio, jornada, salario, situación familiar declarada y domicilio fiscal. No se trata de pedir datos “por si acaso”, sino de recoger la información que corresponde, conservarla bien y actualizarla cuando cambie.

Para qué sirve el modelo 145

El modelo 145 comunica al pagador circunstancias personales y familiares que influyen en la retención sobre rendimientos del trabajo. La Agencia Tributaria lo identifica como comunicación de datos al pagador, no como una declaración anual de renta. Por eso se gestiona dentro de la relación laboral y se usa para calcular correctamente las retenciones en nómina.

Si la empresa no lo pide, lo guarda mal o no actualiza cambios comunicados por la persona trabajadora, puede terminar aplicando una retención que no se corresponde con la información disponible. Eso no convierte automáticamente una nómina en correcta o incorrecta, pero sí introduce un riesgo evitable en la gestión laboral.

Cuándo pedirlo en una nueva contratación

Lo razonable es integrarlo en el circuito previo al primer pago de nómina. Antes del primer día ya deberían estar ordenados el contrato, el alta en Seguridad Social, los datos bancarios si procede, el convenio aplicable y la documentación básica de la persona trabajadora. El modelo 145 entra en esa misma carpeta, aunque su función sea fiscal y no de afiliación.

En la práctica, muchas incidencias nacen de tratar cada documento por separado. El contrato se firma por un lado, el alta se tramita por otro, la nómina se prepara al final y el modelo 145 aparece cuando ya hay prisa. Si la empresa quiere evitar correcciones, conviene preparar una lista cerrada antes de la incorporación. La guía sobre contratar a un trabajador en Barcelona explica ese calendario previo.

Datos que conviene comprobar

La revisión debe empezar por lo básico: identidad, NIF o NIE, domicilio y fecha. Después hay que prestar atención a la situación familiar que declara la persona trabajadora, a posibles descendientes o ascendientes, discapacidad si se comunica y otros datos previstos en el modelo. La empresa no debe inventar ni completar por su cuenta información sensible; debe recoger lo que la persona trabajadora declara y conservarlo de forma ordenada.

También hay que revisar si el trabajador ya ha comunicado un cambio durante el año. Cambios familiares, variaciones de situación personal o correcciones de datos pueden afectar a la retención futura. No conviene mezclar versiones del modelo ni trabajar con copias sin fecha clara.

Relación con contrato, alta y nómina

El modelo 145 no sustituye al contrato ni al alta. La contratación se comunica por las vías laborales correspondientes y el alta se tramita ante la Seguridad Social. El SEPE recuerda que los datos de contratos, prórrogas y transformaciones pueden comunicarse a través de Contrat@ o de la oficina de empleo. Por su parte, la Seguridad Social gestiona altas, bajas y variaciones mediante sus servicios de afiliación y Sistema RED.

La nómina es el punto donde todos esos datos se encuentran. Si el contrato dice una jornada, el alta otra, el convenio se interpreta de una forma distinta y el modelo 145 llega tarde, la primera nómina puede requerir una corrección. Para empresas pequeñas, esa corrección consume más tiempo que haber revisado la carpeta desde el principio.

Por eso el modelo 145 debe coordinarse con altas y bajas laborales, contratos de trabajo y asesoramiento de nóminas. No es un trámite aislado: forma parte del circuito documental de la relación laboral.

Qué debe conservar la empresa

La empresa debe poder justificar qué datos usó para calcular la retención y desde cuándo los tenía. Por eso conviene conservar la comunicación de forma localizable, asociada a la persona trabajadora y separada de documentos que no correspondan. En empresas con varias incorporaciones, una carpeta laboral ordenada evita mezclar versiones, aplicar datos de una persona a otra o perder cambios comunicados durante el año.

También es importante limitar el acceso interno. El modelo contiene datos personales y familiares, por lo que no debería circular por correos o carpetas compartidas sin control. La gestoría puede preparar el circuito documental, pero la empresa debe tratar esa información con la misma prudencia que una nómina o un contrato.

Errores frecuentes en empresas pequeñas

• Pedir el modelo después de haber calculado la primera nómina.
• Guardar una versión sin fecha o sin firma cuando se usa soporte documental.
• Completar datos familiares por intuición en lugar de pedir comunicación al trabajador.
• No revisar cambios comunicados durante el año.
• Confundir la función fiscal del modelo con los trámites de alta o contrato.

En Gestoría Vera revisamos la incorporación laboral con una lógica de carpeta completa: alta, contrato, convenio, jornada, nómina, retenciones y documentación que debe conservarse. La ventaja no es prometer que nunca habrá incidencias, sino reducir errores previsibles antes de que se conviertan en correcciones.

Preguntas frecuentes

¿El modelo 145 lo presenta la empresa a Hacienda?

Su función principal es comunicar datos al pagador para calcular retenciones. La empresa debe conservar y usar esa información correctamente, de acuerdo con la normativa aplicable.

¿Debe firmarlo siempre el trabajador?

Debe quedar constancia de la comunicación de datos realizada por la persona trabajadora. La forma concreta de gestión documental conviene revisarla con la asesoría laboral.

¿Qué ocurre si cambian sus circunstancias?

La persona trabajadora debe comunicar los cambios relevantes para que la empresa pueda actualizar el cálculo de retención cuando corresponda.

Fuentes oficiales consultadas: Agencia Tributaria, modelo 145, SEPE sobre comunicación de contratos y Seguridad Social para trámites de afiliación, altas, bajas y variaciones.